Dane osobowe w spółce z o.o.

Dane osobowe w spółce z o.o. to temat, który w pierwszej fazie działalności spółki jest pomijany.

Prowadzisz biznes online? Masz stronę internetową? Zatrudniasz pracowników?

Ochrona danych osobowych powinna być dla Ciebie jedną z najważniejszych kwestii!

Dlaczego tak jest dowiesz się z dzisiejszego wpisu.

Dane osobowe w spółce z o.o. w organizacji

Może Cię zaskoczę ale musisz wiedzieć, że już spółka w organizacji może przetwarzać dane osobowe.

Na początku powinieneś  przede wszystkim zadbać o odpowiednie klauzule informacyjne. Dla kontrahentów, pracowników i…. klientów.

Jeśli spółka z o.o. prowadzi sklep online to koniecznie musisz mieć odpowiednie elementy i dokumenty na stronie internetowej spółki.

I nie ma tu żadnych wyjątków. To kwestie o które powinno się zadbać od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika czy od sprzedaży pierwszego ebook-a.

Jakie dokumenty RODO powinna mieć spółka z o.o.?

Absolutne minimum to klauzule informacyjne. Posługujesz się nimi w kontaktach z klientami, pracownikami i kontrahentami. Możesz spełniać obowiązek informacyjny w dowolny sposób przy czym ważne byś mógł wykazać, że go spełniłeś. Możesz np. dodać odpowiedni punkt do umowy.

Jeśli chodzi o stronę internetową to ważna jest Polityka prywatności, checkboxy, informacja o plikach cookies.

Rejestr czynności przetwarzania, Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi, Umowa powierzenia… To kolejne dokumenty, które zazwyczaj pojawiają się w każdej spółce z o.o.

Jeśli coś Ci te nazwy mówią to gratuluję. Już coś o tych danych osobowych wiesz.

Jeśli twoja spółka z o.o. nie prowadzi biura rachunkowego i korzystasz z zewnętrznej księgowości to powinieneś mieć zawartą z księgowością umowę powierzenia danych osobowych (jeśli nie masz lub otrzymujesz informację, że nie jest to potrzebne to powinna zapalić Ci się czerwona lampka w głowie).

Te dokumenty to nie wszystko. Jest tego więcej.

Często spotykam się z zarzutem, że „to RODO to bez sensu”.

W mojej ocenie to wcale nie jest żaden komplikator. Wręcz przeciwnie!

Jeśli od początku myślisz o kwestii danych osobowych, wdrażasz rozsądne rozwiązania to Twój biznes w spółce z o.o. tylko na tym zyska!

Znacznie łatwiej jest wprowadzić dobre rozwiązania w fazie projektowania aplikacji niż w momencie funkcjonującego MPV gdy trzeba zmienić kluczowe zasady działania z uwagi na niezgodność z RODO.

To mniej stresu dla Ciebie w momencie otrzymania wiadomości z pytaniem o to jakie dane dotyczące Jana Kowalskiego aktualnie przetwarzasz i w jakim celu. To akurat przykład z ostatniego tygodnia. Jedna z przedsiębiorczyń z którymi współpracuję dostała taką wiadomość na ogólny adres e-mail. Była trochę zdziwiona ale nie poczuła przypływu adrenaliny. Wiedziała, że instrukcje postępowania w takiej sytuacji ma przygotowaną i gotową do wykorzystania. Omówiłyśmy ten dokument podczas naszego ostatniego spotkania dotyczącego wdrożenia RODO.

Jak wdrożyć RODO w spółce z o.o.?

Przede wszystkim rozsądnie. Bez paniki, załamywania rąk i dopasowując wdrożenie do potrzeb Twojej firmy.

Jeśli zajmujesz się tym samodzielnie to zacznij od podstaw. Poczytaj o administratorze, podmiocie przetwarzającym, polityce prywatności czy podstawach przetwarzania (art. 6 RODO).

Zarezerwuj sobie trochę czasu bo gruntowne przygotowanie dokumentacji trwa. To nie jest kwestia paru godzin, dnia (mi nigdy nie udało się przygotować dokumentów w terminie krótszym niż tydzień). To proces, który trwa ale pozwala na gruntowną analizę procesów Twojej firmy.

Proponuję zacząć od wspomnianych już wcześniej klauzul informacyjnych i dokumentów na stronę internetową. Dalej rejestr czynności przetwarzania- jeśli solidnie przygotujesz ten dokument to będzie bazą dla reszty dokumentów i niejako wyznaczy rytm dla całego wdrożenia systemu ochrony danych w Twojej spółce z o.o.

Możesz też skorzystać z mojej pomocy. Mam na swoim koncie kilkadziesiąt wdrożeń RODO w różnych firmach i chętnie pomogę Ci poukładać obszar danych osobowych w Twojej!

***

Powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika 

Powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika to bardzo ciekawe rozwiązanie prawne opisane wprost w ksh.

Jednym z najpopularniejszych wpisów na blogu jest ten o świadczeniach niepieniężnych wspólnika na rzecz spółki.

Nie dziwi mnie to wcale. Jeśli szukasz legalnego sposobu na zmniejszenie swoich obciążeń względem Państwa to jest to jedna z opcji, którą możesz rozważać…[Czytaj dalej...]