Klasyka z gatunku problemów ze spółką z o.o. czyli…. umowa z członkiem zarządu.
„Pani Mecenas, a czy ja mogę zawrzeć umowę ze spółką jako ja działając w jej imieniu, a z drugiej strony we własnym?” , „A jak ja i Kowalski jesteśmy członkami zarządu to ja jako członek zarządu działający w imieniu spółki mogę zawrzeć z Kowalskim umowę najmu magazynów które są jego własnością?”
Z dużym prawdopodobieństwem ta kwestia pojawiła się także w Twojej spółce. `
Na powyższe pytania odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Czy spółka może zawrzeć umowę z członkiem zarządu?
Tak. Żaden przepis nie wskazuje na to by umowa z członkiem zarządu była nieważna czy wadliwa.
Umowy takie są powszechnie zawierane i to całkiem często. Członkowie zarządu świadczą na przykład usługi outsourcingowe czy wynajmują nieruchomości spółką.
Na marginesie wspomnę, że Polski Nowy Ład trochę tu może namieszać ale wciąż nie wpływa na ważność takiej umowy. Więcej w tym temacie przeczytasz w artykule Polski Nowy Ład a spółka z o.o.
Co jednak jest najważniejsze przy takiej umowie to…. reprezentacja spółki.
Już parę razy wspominałam Ci, że ta nieszczęsna reprezentacja naprawdę może wpłynąć na umowę i zawsze powinna być prawidłowa.
Reprezentacja spółki z o.o. w umowie z członkiem zarządu
A teraz coś co powinieneś zapamiętać na zawsze jeśli jesteś w zarządzie spółki.
Żaden członek zarządu nie powinien zawierać umowy w imieniu spółki z innym członkiem zarządu.
Czy spółka zawiera umowę z Tobą jako członkiem zarządu czy którymkolwiek innym członkiem zarządu- ZAWSZE nie możesz jej reprezentować.
Zapomnij też o konstrukcjach typu pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy dla Ciebie (czy jako członka zarządu czy jako kontrahenta spółki który jest członkiem zarządu).
Nie możesz zawierać takich umów. Taka jest moja rekomendacja i wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych.
Jak zawrzeć umowę z członkiem zarządu?
Najprostsze rozwiązanie to powołanie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. W uchwale wspólnicy powinni wskazać zakres pełnomocnictwa (można wskazać okres obowiązywania) i istotne kwestie dotyczące umowy. Zgromadzenie wspólników wyraża zgodę na zawarcie umowy z członkiem zarządu.
Alternatywą jest możliwość reprezentowania spółki przez Radę Nadzorczą. Kilka z moich przedsiębiorców korzysta z tego rozwiązania.
To opcja dla raczej większych spółek i takich które Radę Nadzorcza posiadają.
W jakiej formie Zgromadzenie Wspólników udziela pełnomocnictwa do zawarcia umowy z członkiem zarządu?
Kolejna ważna kwestia o której nie możesz zapomnieć. Udzielenie pełnomocnictwa do zawarcia umowy z członkiem zarządu powinno mieć taką samą formę jak umowa, która będzie zawierana.
Zapytasz czy pełnomocnik jest zgłaszany do KRS w takim wypadku. Nie, nie jest.
Czyli np. do umowy pożyczki będzie wystarczająca forma pisemna. Ale już np. zakup nieruchomości będzie wymagał pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego.
Czy prokurent może być pełnomocnikiem w umowie spółki z członkiem zarządu?
Uważam, że nie powinien.
Ale znajdziesz poglądy, a nawet orzeczenia sądowe, które dopuszczają taką możliwość bo żaden przepis wprost tego nie zakazuje.
Moje stanowisko jest na pewno bezpieczniejsze i nie prowadzi do ryzyka kwestionowania zawarcia umowy zawartej z członkiem zarządu przez prokurenta spółki-pełnomocnika.
Jakie są konsekwencje reprezentacji spółki przez zarząd w umowie z członkiem zarządu?
Nieważność umowy. Czyli skutek jest poważny i może prowadzić do wielu problemów dla spółki jak i członków jej zarządu.
Wierz mi, takich nieważnych umów spotkałam już sporo. I czasem sama staję po stronie, która ważność umowy kwestionuje.
Zadbaj żeby Ciebie taka sytuacja nie spotkała.
Masz więcej pytań w tym temacie? Zapraszam do kontaktu.
{ 4 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }
Pani Mecenas, a jak wygląda sprawa ukrytych dywidend w spółce zoo w Nowym Polskim Ładzie? Czy już Pani ten temat gdzieś poruszała w blogu?
Zosia
Bardzo trafne pytanie w kontekście zmian, które szykuje nam Nowy Polski Ład 🙂 Proszę zajrzeć do wpisu Polski Nowy Ład a spółka z o.o. tam znajdzie Pani informacje związane z kwestią ukrytej dywidendy. Śledzę temat na bieżąco i na pewno przygotuję kolejny wpis także w tym temacie jeśli moi Czytelnicy wyrażą taką chęć.
Z życia wzięte:
21.10.2021 została zarejestrowana Spółka z.o.o. Dwóch wspólników, którzy weszli równocześnie do Zarządu (Prezes Zarządu i Członek Zarządu). Tego samego dnia (21.10.2021) Zarząd powołał uchwałą Jana Kowalskiego do reprezentowania spółki dla umów zawieranych z członkiem zarządu. Również tego samego dnia (21.10.2021) Prezes Zarządu wynajął część swojego mieszkania Spółce na działalność biurową. Podpisy: Prezesa Zarządu (występującego w roli wynajmującego) i Jana Kowalskiego (reprezentującego spółkę).
Umowa wynajmu części mieszkania została złożona do Urzędu Skarbowego wraz NIP-8.
Do Prezesa Zarządu (PZ) dzwoni Urząd Skarbowy (US):
US: Proszę poprawić umowę wynajmu – tam się podpisał za Spółkę jakiś Jan Kowalski
PZ: Tak, został on powołany uchwałą do reprezentowania spółki dla umów zawieranych z członkiem zarządu.
US: Ale przecież jest też drugi członek zarządu – to on mógł się podpisać z drugiej strony.
PZ: To jest niezgodne z KSH. Co będzie jak za kilka lat US zakwestionuje tą umowę?
US: Ale my tego nigdy nie sprawdzamy. Niech się podpisze drugi członek zarządu i zamykamy temat.
PZ: Ale to jest nielegalne, żeby uniknąć problemów spółka powołała uchwałą Jana Kowalskiego.
US: Niech już będzie. To proszę nam jeszcze donieść tą uchwałę o Janie Kowalskim i zaakceptujemy dokumenty.
Może nie odtworzyłem rozmowy idealnie słowo w słowo, ale to mniej więcej tak wyglądało. Ciekawe, ile jest na rynku umów, na których członkowie zarządu podpisali się na umowie i z jednej i z drugiej strony.
Panie Wojciechu, też się zastanawiam ile takich umów można spotkać…. I niestety, praktyka mówi, że wiele! Ja takie kwiatki spotykam stosunkowo często i czasem naprawdę trzeba kombinować żeby ratować sytuację. Dlatego pamiętanie o odpowiedniej reprezentacji spółki jest szalenie ważne i trzeba tego pilnować. Przytoczona przez Pana historia nie jest odosobniona i w zasadzie to smutna bo przecież organ wprowadza w błąd, który może mieć negatywne konsekwencje. Czy naprawdę to „klienci” organów państwowych mają wskazywać na przepisy, które należy stosować?! Trochę absurd, trochę matrix… I takie są czasem realia z tymi organami. Dobrze, że w tej historii Prezes Zarządu miał głowę na karku 🙂